سرکار خانم الهه جمشیدی
* عهده دار بودن مسئولیت کمیته مدیریت اطلاعات سلامت کسب خط مشی و
دستورالعمل لازم از سرپرست مربوط
* نظارت بر واحد های تحت پوشش پذیرش، بایگانی ، کامپیوتر، کدگذاری
وآماربیمارستان
* نظارت برورود و خروج پرونده ها و تکمیل بودن آنها در زمان پذیرش تا
ترخیص بیمار
* نظارت بر نحوه پاسخگویی به شکایات قانونی بررسی و تحقیق در باره
بهبود فرمهای مدارک پزشکی – روشهای کار – وسایل ، جا ومکان
* درخواست و نظارت بر تهیه کلیه فرمهای پرونده های بیمارستانی
* تنظیم سیستم کنترل پرونده بیماران بستری
* نظارت بر گواهی فوت و گواهی ولاد ت
* همکاری نظارت بر درخواست پرونده از واحد های
مختلف بیمارستان
* تحویل پرونده
جهت امور تحقیقاتی
* نظارت در رعایت نظم و انظباط اداری پرسنل
* پیگیری تامین نیروی انسانی در واحد مربوط
* برنامه ریزی ، تقسیم کار و در صورت مرخصی جایگزینی نیرو در واحد
مربوطه
* نظارت بر عملکرد
و نحوه برخورد کارکنان تحت پوشش
* ثبت و گزارش کلیه امور مربوطه به مسئولین ذیربط شامل درخواستها
،کمبودهاو نقایص
* بررسی آمار و گزارش اقدامات واحد مربوطه به
صورت ماهیانه جهت ارائه به مقام مافوق
* تهیه و جمع آوری آمار مراکز درمانی (بیماستان – درمانگاه – کلینیک و....)
* تهیه و جمع آوری آمار مراکز پاراکلینیک ( آزمایشگاه
– درمانگاه – کلینیک)
* تهیه و جمع آوری فعالیت بیمارستان (تخت ثابت –
تخت فعال – بیمار بستری و مرخص شده و....
* رفع و پیگیری موارد نقص در واحد مدیریت اطلاعات
سلامت
* ارائه گزارش آمار فعالیت درمانی به واحد های
مختلف و سایر موسسات دیگر
* تکمیل نرم افزارهای آماری
* تهیه نسخه پشتیبان
و نگهداری داده های آماری
* شرکت در کلاسهای آموزشی و جلسات عمومی مدیریت اطلاعات سلامت
* رعایت اصول اخلاق حرفه ای و حفظ اصل محرمانگی
اطلاعات پزشکی
* نگهداشت از تجهیزات اختصاصی واحد مرتبط با شغل مورد تصدی
* ثبت دقیق اطلاعات هویتی و شناسایی بیماران در زمان پذیرش در فرم ها و
برنامهHIS
* تکمیل کلیه فرمهای مورد درخواست مراجع ذیصلاح و ارسال آنها
شرح وظایف مدیر اطلاعات سلامت
* نظارت بر نحوه صحیح کدگذاری بیماریها و اقدامات
و ثبت کدهای مربوطه در سیستم اطلاعات بیمارستانی
* بررسی و تحقیق درباره بهبود فرمهای مدارک پزشکی
و عهده دار بودن کمیته تدوین و ساماندهی فرم های مدارک پزشکی
* پیگیری و تحقیق درباره روشهای کار، وسایل ، جا
و مکان واحد مدیریت اطلاعات سلامت
* ثبت عملکرد ویزیت پزشکان، فعالیت و مراجعین بخشهای بیمارستانی در سامانه آواب
* ارسال اطلاعات بیماران ثبت شده در HISبه سامانه سپاس
* نظارت بر ثبت فعالیت و موارد سایر بخش ها در سامانه آواب
* کنترل حضور و غیاب کارکنان واحد های زیر مجموعه
و گزارش به موقع عدم حضور هر یک از کارکنان واحد
* تهیه و تنظیم آمار مورد لزوم جهت مقامات بهداشتی
و درمانی کشور
* شرکت در کمیته های بیمارستانی و عهده دار بودن
مسئولیت کمیته مدیریت اطلاعات سلامت
* تنظیم سیستم کنترل پرونده بیماران بستری
* کنترل و نظارت بر انجام امور بایگانی پرونده ها
براساس روشهای تعیین شده
* نظارت بر تهیه و تنظیم آمارهای روزانه ، ماهانه
و سالانه از تعداد بیماران بستری و مرخص شده و درگذشتگان در بیمارستان و تجزیه و
تحلیل آنها و احتساب درصدهای اشغال تخت و غیره
* پاسخ به مکاتبات مربوط به واحد از قبیل پزشکی
قانونی و ارگانهای دیگر با استفاده از سوابق واطلاعات پزشکی با هماهنگی ریاست ویا
مدیریت مرکز
* نظارت بر کار کارکنان تحت سرپرستی و ارزشیابی
آنها و به روز نمودن اطلاعات آنان از طریق برگزاری دوره های آموزشی
* شرکت در دوره های آموزش شغلی و مدیریتی
* توجه کامل به مستندات و دستورالعمل های سیستم
مدیریت کیفیت
* انجام سایر امور محوله در زمینه شغلی طبق دستور
مقام مافوق
واحد بایگانی مدارک پزشکی:
همانگونه که مطرح شد مدارک پزشکی عبارت
است از دلیل قابل مشاهده ای از آنچه که در بیمارستان انجام یافته و سندسازی به
موقع در مورد اقدامات بهداشتی و درمانی که برای بیماران انجام شده است.
لذا در واحد بایگانی توسط کادر واحد
مذکور باید مدارک پزشکی تنظیم، تکمیل و مرتب شود. در بررسی پرونده وجود کلیه اوراق
مربوط به اقدامات خاصی که جهت بیمار در آن مرکز درمانی انجام یافته است تثبیت و با
سیستمی مناسب نگهداری می شود تا امکان دستیابی به حداکثر اطلاعات در حداقل زمان در
بیمارستان ها و مراکز بهداشتی و درمانی مقدور شود.
در سازمان های مراقبت سلامت مثل
بیمارستان یکی از منابع اصلی اطلاعات مراقبت سلامت، پرونده پزشکی بیمار است و به
عنوان مهمترین و غنی ترین منبع اطلاعاتی
تهیه و جمع آوری فعالیت و شاخص های بیمارستان (تخت ثابت – تخت فعال –
بیمار بستری و مرخص شده و....) جهت تصمیم گیریهای مدیریتی
تهیه جداول و نمودارهای آماری
تهیه خلاصه عملکرد بصورت فصلی و ارائه به مسئولین واحدهای درمانی
پاسخگویی به کلیه درخواستهای آماری
ثبت اطلاعات در سامانه آواب به صورت ماهیانه
تهیه و تنظیم آمار مورد لزوم جهت مقامات بهداشتی درمانی مرکز و
دانشگاه
واحد کدگذاری بیماریها
:
هدف از تخصیص شماره رمز یا کد، تعیین
تشخیص و تفکیک موضوعات مورد بررسی از یکدیگر و سهولت مراجعه به اطلاعات و ارائه
آمارهای مختلف می باشد. وجود کتاب ICDمنجر به هماهنگی روش اجرایی طبقه بندی بیماری ها و روش های درمانی در
کشورهای متعدد، و انجام کدگذاری ها راه مؤثری جهت طبقه بندی مدارک پزشکی بر اساس
تشخیص های داده شده و درمان های انجام یافته برای بیماران، بازنگری مراقبت های
بهداشت، دسترسی به مدارک پزشکی به طور سریع و در کوتاه مدت، تحقیق و پژوهش در
زمینه بیماری ها و درمان آن ها و دستیابی به آمارهای بهداشتی و حیاتی در یک مرکز
درمانی می باشد.
از همه مهمتر این که با به کارگیری
صحیح سیستم های کدگذاری، اطلاعات بسیار گسترده و با ارزشی در زمینه های مختلف
آموزشی علوم پزشکی و پیراپزشکی به دست خواهد آمد.
پرونده ها بعد از ورود به واحد و قبل
از بایگانی کدگذاری می شوند و سیاست داخلی بیمارستان برای نحوه کدگذاری پرونده ها
به شرح ذیل می باشد:
1. تشخیص ها ، اقدامات و علل خارجی صدمات و همچنین
علل مرگ و میر بر اساس دستورالعمل کدگذاری می شوند.
2. سیاست کدگذاری بصورت بین المللی و طبق دستورات
و قواعد رسمی و با نهایت دقت توسط کارشناس خبره و باتجربه صورت می گیرد.
3. کتب مورد استفاده برای تشخیص ها ، کتب سه جلدی
ICD-10 و برای اقدامات کتب دوجلدی
ICD-9CM می باشد.
4. در حین کدگذاری پرونده ها مجددا مورد بررسی
قرار گرفته و در حد تخصص کدگذار بررسی کیفی نیز انجام می شود.
شرح وظایف کارشناس کدگذاری مدارک پزشکی:
1- مطالعه دقیق پرونده پزشکی بیماران بستری
، سرپایی و اورژانس جهت تعیین تشخیص اصلی و نوع اقدام
2-کدگذاری صحیح تشخیصهای بیماری ها با
استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها(ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط
3-کدگذاری صحیح اقدامات درمانی و جراحی
با استفاده از جلد سوم کتاب طبقه بندی بیماریها در آمریکا(ICD-9-CM) و رعایت قوانین ذیربط
4-کدگذاری صحیح علل خارجی حوادث از جمله
تصادفیها با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها(ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط
5-کدگذاری صحیح علت اصلی و علل زمینه ای
فوت با استفاده از کتاب طبقه بندی بین المللی بیماریها(ICD-10) و رعایت قوانین ذیربط
6-تعیین وگزارش 20 بیماری اصلی بیمارستان
در هر ماه ، فصل ، 6 ماه و سالیانه به مسئول بخش مدارک پزشکی
7-راهنمایی و همکاری با کار آموزان رشته
مدارک پزشکی در حیطه کاری خود
8-همکاری و ارتباط نزدیک با پرسنل واحدهای
بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان
9-دارا بودن حسن خلق و روابط عمومی بالا
برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع و پرسنل
10-پیگیری و انجام اموری که از طرف مقام
مافوق ابلاغ می شود.
مطرح می باشد. پرونده پزشکی بیمار مهم
ترین ابزار ذخیره و باز یابی اطلاعات و آنالیز مراقبت های بهداشتی و درمانی است و
بیانگر کلیه اطلاعات مربوط به تاریخچه بهداشتی بیمار، بیماری ها، مخاطرات بهداشتی،
تشخیص ها، آزمایشات، معاینات، روش های درمانی، سیر بیماری، پاسخ بیمار به درمان،
پیگیری و ... می باشد.
لذا با توجه به اهمیتی که اطلاعات بیماران در جایگاه بهداشت و درمان
دارد میتوان بایگانی را به عنوان حافظه بیمارستان برشمرد.
محل بایگانی باید در طبقه زیرین یعنی
مستقیما در زیر بخش مدارک پزشکی قرار گیرد. استفاده از راه پله داخلی برای عبور و
مرور افراد و آسانسور مخصـوص حمـل پـرونـده یـا سـایـر سیستـم های جابجایی پرونده
ها باعث سهولت دسترسی به پرونده های پزشکی و جلوگیری از به هدر رفتن وقت و بی نظمی
فضای کار می شود . این طراحی در عمکلرد بهتر بایگانی موثر خواهد بود. در بایگانی
بهداشت محیط کار از جنبه های مختلف از قبیل تسهیلات رفاهی - روشنایی (غیر مستقیم-
) سرو صدا - تهویه مطبوع - رطوبت (65-50درصد-) حرارت (25-20- ) اخطار های آتش
نشانی (دیوارها و کف ضد حریق باشد) پاکیزگی (جلوگیری از نشستن گرد و خاک روی
پرونده ها- ) حشرات - بیماری های شغلی و عوارض ناشی از آن مورد بحث قرار گیرد.
شرح وظایف متصدی بایگانی:
1. انجام امور بایگانی پرونده های بیماران
براساس روش تعیین شده.
2. تفکیک پرونده های بیماران بستری ،
بیماران سر پائی و داراس سابقه قبلی.
3. سعی در حفاظت از پرونده ها ی بیماران.
4. توجه کامل به مستندات و دستورالعمل های
سیستم مدیریت کیفیت.
5. شرکت در دوره های آموزشی شغلی وعمومی
به منظور افزایش مهارتهای شغلی.
6. کدگذاری صحیح بیماریها و اقدامات و ثبت
کدهای مربوطه در سیستم اطلاعات بیمارستانی بر اساس دستورالعمل
7. همکاری با کادر پزشکی در زمینه های
تحقیقاتی و تجزیه و تحلیل کیفی مدارک پزشکی یا کمیته های مربوطه.
8. اسکن و ثبت پرونده های حوادث ترافیکی
در سایت مربوطه
9. پاسخگویی به ارباب رجوع در قبال
درخواست پرونده طبق مقررات و با هماهنگی ریاست و یا مدیریت
10. انجام سایر امور محوله در زمینه شغلی
طبق نظر مقام مافوق
پذیرش:
قسمت پذیرش یکی از واحد های بخش مدیریت
اطلاعات سلامت می باشد که به عنوان اولین ایستگاه در چرخه ارائه خدمات درمانی از
اهمیت خاصی برخوردار است زیرا ممکن است، مراجعین در طول مدت حضور با بسیاری از بخشهای بیمارستان برخورد نداشته
باشند ولی قطعا با بخش پذیرش برخورد خواهند کرد و خاطراتی که از این برخورد کوتاه
به ذهن می ماند در تمام مدت حضور و شاید در تمام مدت عمر با آنها خواهد بود و از
طرفی همین برخورد می تواند ذهنیت بیمار یا همراهان وی را در خصوص بیمارستان
ومدیریت بیمارستان تغییر دهد، در واقع می توان پذیرش را به عنوان ویترین بیمارستان
تلقی کرد.
بدین لحاظ است که کارکنان بخش پذیرش
نمایندگان مجموعه کارکنان هر واحد درمانی بوده و شایسته است در انتخاب آنها دقت
اعمال گردد، از طرفی دیگر چون این بخش اولین قسمتی است که مراجعین بیمارستان با آن
روبرو می شوند طرز فکر مراجعین در رابطه با شکل کلی بیمارستان در این واحد شکل می
گیرد لذا علاوه بر نوع برخورد پرسنل، سرعت انجام کار ، موقعیت و چیدمان واحد پذیرش
حائز اهمیت می باشد.
ساعت کاری پذیرش این مرکز به صورت سه شیفت
در چرخش در تمامی ساعات شبانه روز و مشترک با واحد صندوق در شیفت عصر و شب می باشد
و در هر شیفت کاری یک نفر در این واحد خدمت میکند.
آمار:
آمار زیربنای تمام حرکتهایی است که در
سازمان انجام می شود و درصورتی که آمار قابل اطمینان در سازمان وجود نداشته باشد،
برنامه ریزی با مشکل روبه رو شده و امکانات موجود در مسیر درست به کارگرفته نخواهد
شد. به بیان دیگر، آمار، مهمترین ابزار ارزیابی عملکرد گذشته، حال، برنامه ریزی
برای آینده و یکی از عوامل اصلی سیاستگذاری و مدیریت در هر سازمانی محسوب می شود،
در تبیین نقش و وظیفه آمار گفته می شود که آمار همچون چراغی است برای روشن کردن
نقاط تاریک تصمیم گیری صریح و بی ابهام فرد تصمیم گیرنده. از سوی دیگر، برنامه ریزی
متکی بر آمارهای صحیح، درست و به موقع، یکی از رموز موفقیت و پیشرفت سازمان ها
است. مدیریت با برنامه ریزی میتواند مشکلات احتمالی را پیش بینی و برای آن ها چاره
اندیشی کند.
لذا با توجه به نقش و اهمیتی که آمار
در هر سیستمی از جمله بیمارستان ها دارد، لذا لازمه تهیه این گزارشات و آمار ها این
است که اطلاعات موجود در پرونده بیماران رمز گذاری و در اصطلاح علمی کدگذاری شوند.
نمونه ای از امور واحد آمار
بررسی آمار و گزارش اقدامات واحد مربوطه به صورت ماهیانه جهت ارائه
به مقام مافوق
تهیه شناسنامه عملکرد بیمارستان
تهیه و جمع آوری آمار مراکز درمانی (بیماستان – درمانگاه – کلینیک و....)
تهیه و جمع آوری آمار مراکز پاراکلینیک ( آزمایشگاه – در
شرح وظایف:
1- تقسیم کار بین پرسنل تحت سرپرستی و
نظارت بر نحوه صحیح عملکرد ایشان
2- شرکت در کمیته های بیمارستانی ذیربط و
تنظیم و پیگیری صورتجلسات کمیته مدرک پزشکی بعنوان دبیر کمیته
3- نظارت بر صدور جواز دفن و گواهی ولادت
4- نظارت بر تکمیل بودن پرونده ها در زمان
پذیرش تا ترخیص بیمار
5- تهیه گزارشات ، اطلاعات و آمارهای
مختلف برای مقامات ذیصلاح
6- پیگیری نامه های اداری و قضایی(بیمه ،
پزشکی قانونی ، دادگاه ، نیروی انتظامی و ...) با رعایت اصول محرمانگی
7- برآورد و پیگیری نیازهای بخش مدارک
پزشکی
8- نظارت بر ورود و خروج پرونده ها
9- نظارت بر نحوه پاسخگویی به شکایات
قانونی
10- همکاری در تحویل پرونده جهت امور تحقیقاتی
11- درخواست و نظارت بر تهیه کلیه فرمها و
پوشه های پرونده های بیمارستانی
12- بررسی و تحقیق درباره طراحی و اصلاح
بهبود فرمهای مدارک پزشکی ، روشهای کار ، وسایل ، جا و مکان بخش مدارک پزشکی
13- بررسی آمار و گزارش اقدامات واحد
مربوطه به صورت ماهیانه جهت ارائه به مقام مافوق
14- شرکت در برنامه های آموزشی- تحقیقاتی و
مطالعه آخرین پیشرفتها در زمینه شغلی
15- آموزش تئوری و عملی افراد تحت نظر
16- نظارت بر رعایت نظم و انضباط اداری
پرسنل
17- پیگیری تأمین نیروی انسانی در واحد
مربوطه
18- تهیه برنامه کشیک پرسنل و محاسبه ساعت
اضافه کار و امتیاز طرح مشارکت کارکنان با هماهنگی واحدهای ذیربط
19- ارزشیابی سالیانه و ماهیانه کارکنان
تحت پوشش
20- برنامه ریزی ، تقسیم کار و در صورت
مرخصی جایگزینی نیرو در واحد مربوطه
21- نظارت بر عمکرد و نحوه برخورد کارکنان
تحت پوشش.
22- برقراری ارتباط منطقی بین بخش مدارک
پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان
23- حضور و غیاب کارآموزان رشته مدارک پزشکی
و کنترل آنها طبق چک لیستهای مربوطه
24- همکاری و ارتباط نزدیک با پرسنل واحدهای
بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان
25- دارا بودن حسن خلق و روابط عمومی بالا
برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع و پرسنل
26- پیگیری و انجام اموری که از طرف مقام
مافوق ابلاغ می شود.
روابط عمومی مجتمع بیمارستانی امام رضا (ع)